DevCore bygger ny lösning i SharePoint, för att förenkla och modernisera processerna hos stort svenskt institut

Medarbetarna på institutet arbetar idag i ett föråldrat system, som behöver bytas ut. Systemet hanterar viktiga ansökningar. I hanteringsprocessen genomförs många olika moment för att beslutsflödet ska bli korrekt. Processen omfattas av ca 100 olika händelser som har ett strikt logiskt flöde.

DevCore bygger in hela processen in i en lista i SharePoint och använder Power Automate, Power Apps och JSON för att automatisera händelser samt visualisera hela flödet. Teams används "bakom" SharePoint av den interna arbetsgruppen och projektledarna på stiftelsen, medan SharePoint-webbplatsen används för deltagare och externa användare.

DevCore har byggt en smidig hantering av behörighet som varje projektledare kan hantera själv från ett listformulär och slipper därmed kontakta IT-support och arbeta direkt i säkerhetsgrupperna. Dokumenten hanteras av SharePoints inbyggda versionshantering och taggas på ett logiskt sätt, de visas även i vyer formaterade med JSON. API används för att hämta data från andra system.

 

Kundens problem 1: Alla dokument skickades runt med mejl och döptes om för varje version vilket resulterade i att man inte riktigt visste vilken dokumentversion som gällde.

DevCores lösning: Dokumenten ligger i ett bibliotek med mappar och lämnar aldrig det biblioteket. Med den inbyggda versionshanteringen i SharePoint har projektledare full kontroll på vilken version som är den senaste samt att ett Power Automate-flöde sköter flytt mellan olika händelser. Projektledaren kan lägga till och ta bort användare i en lista, ett Power Automate-flöde sköter att behörigheten blir rätt inställd.


Kundens problem 2: Att få externa skribenter att avsäga sig upphovsrätten till de texter som de skriver till institutet har varit tidskrävande och arbetsamt.

DevCores lösning: Med Power Automate har vi byggt en lösning där den externa konsulten måste acceptera avsägandet av upphovsrätten innan personen får tillgång till webbplatsen och dokumentet.


Kundens problem 3: Arbetssättet idag är tidskrävande och osmidigt för arbetsgrupperna.

DevCores lösning: En komplett integration med Office 365:s samarbetsfunktioner. SharePoint fungerar som en central kommunikation- och behörighetslösning med stöd av Teams och Outlook. Arbetsflöden med hjälp av Power Automate, formulär med Power Apps och visualisering av flöden med JSON listformatering.

 

Behöver ni också hjälp med att snabba på och förenkla processer på företaget?

Hör av dig till oss på info@devcore.se eller ring kontoret på 08-24 40 30