När en skogsförvaltande organisation behövde bättre kontroll över sina avtal hjälpte DevCore till att ersätta ett decentraliserat arbetssätt med en modern lösning i Microsoft 365. Resultatet blev bättre överblick, minskad administrativ belastning och lägre risk för missade avtalsdatum och förnyelser.

Eller läs vidare för att se hur kunden moderniserade sin avtalshantering.

När avtal växer i antal ökar behovet av kontroll

För organisationer som hanterar många avtal är det avgörande att ha kontroll över innehåll, status, giltighetstider och kommande förnyelser. När avtal lagras på flera olika platser blir det snabbt svårare att skapa överblick och säkerställa att viktiga datum inte missas.

Den här organisationen hanterade avtal i flera olika system och filstrukturer utan någon central överblick. Det gjorde administrationen mer tidskrävande och ökade risken för att viktiga förnyelser eller avtalsvillkor skulle förbises.

När viktig information är utspridd blir riskerna större

När avtal hanteras manuellt eller i flera olika system blir verksamheten ofta beroende av enskilda personer och lokala rutiner. Det kan göra det svårt att följa upp avtal, säkerställa rätt behörigheter och få en tydlig bild av vilka åtaganden som är aktuella.

För kunden handlade utmaningen därför inte bara om att digitalisera avtalshanteringen, utan om att skapa en långsiktigt hållbar process för styrning, uppföljning och riskhantering.

Så skapades en modern lösning för avtalshantering

DevCore implementerade en centraliserad lösning för avtalshantering baserad på Microsoft 365, SharePoint Online och Power Automate.

Lösningen utformades för att ge verksamheten en samlad överblick över aktiva avtal, automatisera påminnelser inför viktiga datum och skapa tydliga behörigheter kring känslig information.

Genom en genomtänkt informationsstruktur och metadatahantering blev det enklare att hitta, följa upp och administrera avtal på ett enhetligt sätt i hela organisationen.

Resultatet: bättre överblick, mindre administration och lägre risk

Med den nya lösningen fick verksamheten en mer strukturerad och effektiv hantering av sina avtal. Automatiska påminnelser minskade beroendet av manuella rutiner samtidigt som användarna fick bättre kontroll över avtalsstatus, förfallodatum och kommande omförhandlingar.

Lösningen gör det också enklare att hantera framtida tillväxt eftersom nya avtal kan administreras inom samma struktur utan att komplexiteten ökar.

För verksamheten innebar det bland annat:

• Samlad överblick över aktiva avtal

• Automatiserade påminnelser och notifieringar

• Minskad administrativ belastning

• Lägre risk för missade avtalsdatum

• Förbättrad informationssäkerhet

• Tydligare ansvarsfördelning

• Skalbar lösning för framtida behov

Vad kan andra organisationer lära sig?

Många verksamheter arbetar fortfarande med avtal som är spridda över mappar, e-postlådor och lokala filstrukturer. Det fungerar ofta tills mängden avtal växer eller när viktiga personer byter roll.

Erfarenheten från detta projekt visar att en tydlig informationsstruktur och centraliserad avtalshantering inte bara minskar riskerna utan även frigör tid och skapar bättre förutsättningar för styrning och uppföljning.