Hur säkerställer ni att allmänna handlingar hanteras korrekt och spårbart?
Diarieföring i SharePoint anpassad för kommunal verksamhet
Sammanfattning
-
Kund:
Kommunägt VA-driftbolag
-
Bransch:
Vatten- och avloppsverksamhet
-
Utmaning:
Behov av en lösning för diarieföring som stödjer verksamhetens processer och de krav som ställs på hantering av allmänna handlingar.
-
Lösning:
DevCore anpassade och implementerade sin lösning för diarieföring i SharePoint.
-
Resultat:
En strukturerad och verksamhetsanpassad lösning för diarieföring och ärendehantering.
-
Teknik:
– SharePoint
– SharePoint Online
– Microsoft 365
– Teams
– Azure
– Active Directory
För organisationer som omfattas av krav på diarieföring är det viktigt att information och ärenden hanteras på ett strukturerat och spårbart sätt.
DevCore hjälpte ett kommunägt VA-bolag att införa en anpassad lösning för diarieföring i SharePoint som stödjer verksamhetens processer och krav på dokumentation.
Behöver ni bättre stöd för diarieföring och dokumenthantering?
Vi hjälper verksamheter att skapa lösningar som fungerar i vardagen och samtidigt möter verksamhetens krav.
När dokumentation och spårbarhet är avgörande
För kommunala verksamheter och kommunägda bolag är diarieföring en viktig del av arbetet. Allmänna handlingar behöver registreras, följas upp och hanteras på ett sätt som stödjer både verksamheten och de krav som ställs på dokumentation.
För VA-bolaget fanns behov av en lösning som kunde anpassas efter verksamhetens arbetssätt samtidigt som den gav stöd för en effektiv hantering av diarieförda ärenden.
Anpassad diarieföring i SharePoint
DevCore implementerade och vidareutvecklade sin lösning för diarieföring med SharePoint som plattform.
Lösningen bygger på SharePoints grundfunktionalitet men har anpassats för att göra hanteringen av ärenden och handlingar enklare och mer strukturerad.
Den kan användas tillsammans med SharePoint, Teams och Microsoft 365 som en del av organisationens digitala arbetsplats.
Säker hantering av avslutade ärenden
En viktig del av lösningen är att avslutade ärenden låses för vidare ändringar.
Det bidrar till att säkerställa att registrerad information inte förändras i efterhand och ger bättre kontroll över diarieförda handlingar och beslut.
Vad innebar lösningen?
För verksamheten innebar det bland annat:
En lösning anpassad för diarieföring
Stöd för hantering av allmänna handlingar
SharePoint som gemensam plattform
Möjlighet att använda lösningen tillsammans med Teams och Microsoft 365
Spårbar hantering av avslutade ärenden
Vad kan andra organisationer lära sig?
Diarieföring handlar inte bara om att lagra dokument. Minst lika viktigt är att skapa tydliga processer, spårbarhet och kontroll över informationen.
Genom att bygga vidare på plattformar som SharePoint och Microsoft 365 kan verksamheter skapa lösningar som är anpassade efter deras egna arbetssätt samtidigt som de får stöd för dokumentation och uppföljning.
Letar ni efter en lösning för diarieföring i SharePoint eller Microsoft 365?
Vi hjälper kommuner, bolag och andra verksamheter att skapa lösningar för dokumenthantering, diarieföring och verksamhetsprocesser utifrån deras behov.
Relaterade kundcase
Så moderniserade en skogsförvaltande organisation sin avtalshantering i Microsoft 365
Har ni koll på era avtal – eller upptäcks viktiga datum först när det är för sent? En skogsförvaltande organisation moderniserade sin avtalshantering i Microsoft 365 och skapade bättre kontroll, automatiserade påminnelser och minskad administrativ belastning.
Så samlade ett växande fastighetsbolag dokument och samarbete i Microsoft 365
Från utspridda filer till en gemensam digital arbetsplats. Hur håller man ordning på dokument när informationen är spridd över flera användarkonton? Ett växande fastighetsbolag samlade dokumenthantering och samarbete i Microsoft 365 med bättre kontroll, säkerhet och effektivitet som resultat.
Så moderniserade en rikstäckande tandvårdsorganisation sin avvikelsehantering
Har ni full kontroll på avvikelser och kvalitetsärenden när verksamheten växer? En rikstäckande vårdorganisation gick från manuella formulär till en strukturerad lösning i Microsoft 365 med bättre uppföljning, tydligare ansvar och minskad administration.