När ett växande fastighetsbolag behövde bättre kontroll över projektdokument och mediafiler hjälpte DevCore till att samla dokumenthantering och samarbete i Microsoft 365. Resultatet blev en säkrare, mer strukturerad och framtidssäkrad arbetsmiljö med bättre förutsättningar för både samarbete och tillväxt.

Eller läs vidare för att se hur ett växande fastighetsbolag löste utmaningen.

En växande verksamhet med ökade krav på ordning och kontroll

För många projektintensiva verksamheter blir dokumenthanteringen allt mer komplex i takt med att organisationen växer. Fler medarbetare, fler projekt och fler filer ställer högre krav på struktur, säkerhet och tillgänglighet.

För det här fastighetsbolaget lagrades projektdokument och mediafiler i flera olika Dropbox-konton, ofta kopplade till enskilda användare. Det gjorde informationen svårare att hitta, skapade personberoenden och försvårade kontrollen över behörigheter och informationssäkerhet.

Samtidigt ökade behovet av en lösning som kunde stödja både dagens verksamhet och framtida tillväxt.

När dokument och information blir utspridda ökar riskerna

När information lagras i flera olika system eller användarkonton uppstår ofta utmaningar kring styrning, säkerhet och samarbete. Det blir svårare att veta vilken version av ett dokument som är den senaste, vem som har tillgång till informationen och hur kunskap ska bevaras när personer byter roll eller lämnar organisationen.

För kunden handlade utmaningen därför inte bara om att flytta filer – utan om att skapa en mer hållbar och långsiktig lösning för hela verksamhetens dokumenthantering.

Så skapades en gemensam plattform för dokument och samarbete

DevCore genomförde en fullständig migrering från Dropbox till Microsoft 365 med SharePoint Online som central plattform för dokumenthantering.

Projektet omfattade strukturering och migrering av projektdokument och mediafiler samt uppbyggnad av en tydlig informationsstruktur anpassad efter verksamhetens arbetssätt och projektorganisation.

Samtidigt integrerades Microsoft Teams för att ge användarna enkel åtkomst till dokument, samarbete och filhantering direkt i det dagliga arbetet. Genom centraliserade behörigheter och tydligare informationsstyrning skapades bättre kontroll över verksamhetens information.

Resultatet: bättre kontroll, säkrare informationshantering och effektivare samarbete

Genom att samla dokument, mediafiler och samarbete i Microsoft 365 fick verksamheten en mer enhetlig och lättadministrerad plattform.

Medarbetarna kan nu enklare hitta rätt information, samarbeta i projekt och dela dokument inom samma miljö. Samtidigt har organisationen fått bättre förutsättningar att styra behörigheter, skydda information och säkerställa att viktiga dokument inte blir beroende av enskilda personers konton.

Övergången innebar även att verksamheten kunde minska komplexiteten i sin systemmiljö genom att konsolidera lösningar och dra större nytta av sin investering i Microsoft 365.

För verksamheten innebar det bland annat:

• Centraliserad dokumenthantering

• Förbättrad informationssäkerhet

• Effektivare samarbete i projekt

• Enklare administration och behörighetsstyrning

• Minskad plattformskomplexitet

• Lägre kostnader för lagring och filhantering

• Bättre förutsättningar för framtida tillväxt

Vad kan andra företag lära sig?

Många organisationer upptäcker först problemen när informationen redan hunnit spridas över flera system, mappar och användarkonton. Då blir det svårt att skapa överblick, säkerställa rätt behörigheter och upprätthålla en tydlig informationsstruktur.

Genom att samla dokumenthantering och samarbete i en gemensam plattform blir det enklare att arbeta effektivt, skydda verksamhetens information och skapa en digital arbetsmiljö som kan växa i takt med organisationen.