"

Hur får ni hanteringen av allmänna handlingar på plats snabbt?

Publicerad:

Uppdaterad:

Författare:

En enkel väg till diarieföring för friskolor i Microsoft 365

Från 2027 omfattas friskolor av offentlighetsprincipen. Det innebär bland annat krav på registrering och spårbar hantering av inkommande och utgående handlingar, det som ofta kallas diarieföring.

Snabbt att komma igång. Enkelt att använda.

Core365 Diarium hjälper friskolor att få diarieföringen på plats direkt i Microsoft 365. Används med Teams, SharePoint och på intranätet.

Boka en kostnadsfri genomgång

ARTIKELBILD DevCoreNya krav behöver inte betyda ett stort IT-projekt

Med Core365 Diarium får ni ett digitalt diarium i den Microsoft 365-miljö som ni redan använder. Ni slipper införa ytterligare en separat plattform med nya inloggningar, nya användarlicenser och ännu ett system som personalen behöver lära sig.

Ni använder redan Microsoft 365. Varför börja om någon annanstans?

Många friskolor arbetar redan i SharePoint, Teams och Microsoft 365. Core365 Diarium bygger vidare på den miljön i stället för att flytta information och arbetssätt till ett fristående system.

Det gör det enklare att komma igång och lättare för medarbetarna att hitta rätt.

Med Core365 Diarium får ni:

  • Digital diarieföring direkt i SharePoint, Teams och på intranätet

  • Samlad hantering av ärenden, beslut och dokument

  • Sökbar information och spårbar historik

  • Versionshantering och tydlig åtkomstkontroll

  • Påminnelser och notifieringar

  • Säker lagring i er egen Microsoft 365-miljö

  • Inga extra användarlicenser

  • Inga nya inloggningar

Mindre systemkrångel och bättre kontroll.

Utforska mer om Core365 Diarium här och se om lösningen passar er verksamhet

”Jag har varit inne och kollat lite på Diarieföringsmodulen som Patrik meddelade att han hade satt upp förra veckan – det är vackert så att tårarna sprutar 😊”

Kundomdöme, (Ja, det är faktiskt sant!)

Byggt för krav. Utformat för människor.

Ett diarium ska göra jobbet enklare, inte skapa mer administration.

Därför har vi utvecklat Core365 Diarium för verksamheter som redan arbetar i Microsoft 365. Ni får en lösning som är enkel att använda, snabb att införa och anpassad för de krav som friskolor möter.

Med över 20 års erfarenhet av Microsofts plattformar hjälper vi er att skapa en struktur som fungerar i praktiken.

Hittar ni rätt dokument när någon frågar efter dem?

De flesta skolor har dokument och information på flera olika platser. När handlingar ska hittas, granskas eller lämnas ut kan det snabbt bli tidskrävande.

Med Core365 Diarium får ni en gemensam struktur för att:

– Hantera handlingar och ärenden
– Söka fram rätt information snabbt
– Följa historik och förändringar
– Styra behörigheter och åtkomst
– Arkivera enligt era rutiner

Enkelt att hitta. Enkelt att följa upp. Enkelt att hantera.

Vanliga frågor om offentlighetsprincipen 2027, arkivlagen 2029 och diarieföring

Ni känner sannolikt redan till förändringen. Här är datumen som är viktigast för planeringen:

  • Den 1 januari 2027 börjar offentlighetsprincipen gälla hos enskilda juridiska personer som är huvudmän inom de berörda delarna av skolväsendet

  • Huvudmännen behöver från samma datum bevara och vårda sina allmänna handlingar

  • Under 2027 och 2028 gäller särskilda övergångsregler

  • Från den 1 januari 2029 gäller arkivlagen för huvudmän som inte omfattas av reglerna för mindre huvudmän

  • Mindre huvudmän följer i stället särskilda regler i skollagen om bevarande och vård av handlingar

Skolverket har samlad information om vilka verksamheter som omfattas, viktiga datum och de olika reglerna för arkivering.

Länkar för fördjupning:

Läs Skolverkets information om offentlighetsprincipen hos enskilda huvudmän

Läs Skolverkets information om arkivering och bevarande

Snabbare att införa

Ni bygger vidare på en miljö som redan finns i verksamheten, i stället för att starta ett omfattande införande av en ny plattform.

Enklare för användarna

Personalen arbetar vidare i SharePoint, Teams och intranät samt slipper växla mellan flera system och inloggningar.

Lägre licenskostnad

Ni behöver inte köpa en separat användarlicens till varje medarbetare.

Informationen stannar hos er

Dokument och information lagras i er egen Microsoft 365-miljö och använder den befintliga säkerhets- och behörighetsmodellen.

Anpassat efter verksamheten

Struktur, metadata, behörigheter och arbetsflöden kan anpassas efter huvudmannens organisation och rutiner.

Ni behöver inte kunna lösa allt på en gång. Men skolledningen bör ha svar på några centrala frågor:

Vet ni var verksamhetens handlingar finns?

Information kan finnas i SharePoint, Teams, mejl, verksamhetssystem och lokala mappar. Första steget är att skapa en tydlig bild av vad som finns och var det förvaras.

Kan ni hitta rätt handling utan onödigt letande?

En tydlig struktur, metadata och sökbarhet minskar beroendet av enskilda medarbetares kunskap.

Kan ni se vem som gjort vad?

Spårbarhet och versionshistorik gör det enklare att följa ett ärende, ett beslut eller en förändring över tid.

Har ni ett tydligt arbetssätt för diarieföring?

Tekniken löser inte allt. Det behövs också tydliga roller och rutiner för registrering, hantering, utlämnande och arkivering.

Behöver ni införa ett helt nytt system?

Inte nödvändigtvis. Om ni redan arbetar i Microsoft 365 kan Core365 Diarium installeras direkt i er befintliga miljö.

  • Produkt: Core365 Diarium

  • Typ: Färdig appmodul för digital diarieföring

  • Plattform: Microsoft 365, SharePoint och Teams

  • Installation: I organisationens egen Microsoft 365-miljö

  • Användningsområde: Diarieföring, ärendehantering, dokumentstyrning och arkivering

  • Funktioner: Sökbarhet, versionshantering, spårbarhet, statistik, notifieringar och behörighetsstyrning

  • Lagring: SharePoint

  • Inloggning: Organisationens befintliga Microsoft-inloggning

  • Licenser: Inga extra användarlicenser

  • För vem: Friskolor och enskilda huvudmän som vill förbereda sig inför offentlighetsprincipen 2027

Core365 Diarium installeras i er befintliga Microsoft 365-miljö. Det innebär att diarieföringen blir en del av den plattform där många medarbetare redan arbetar.

Ni slipper:

  • Flytta hela arbetssättet till en ny extern plattform

  • Skapa separata inloggningar för personalen

  • Köpa ytterligare användarlicenser

  • Hantera information i ännu ett fristående system

Ni behåller samtidigt kontrollen över dokument, behörigheter och lagring i er egen miljö.

Reglerna anger vilka krav verksamheten behöver uppfylla, inte att ett visst system måste användas. Core365 Diarium är ett alternativ för friskolor som vill hantera diarieföringen i sin befintliga Microsoft 365-miljö.

Ja. Struktur, behörigheter, metadata och arbetssätt kan anpassas efter organisationens behov.

Lösningen ger stöd för strukturerad dokumenthantering och arkivering enligt verksamhetens fastställda rutiner. Vilka regler som gäller från 2029 beror bland annat på om verksamheten räknas som en mindre huvudman.

Core365 Diarium är en färdig appmodul och kräver inte att ett helt nytt system utvecklas från grunden. Den exakta omfattningen beror på er Microsoft 365-miljö, önskade anpassningar och vilka rutiner som ska stödjas. Normalt sett kan ni vara i gång inom två veckor.

Ja. Core365 Diarium ger stöd för de funktioner som normalt krävs för strukturerad diarieföring, bland annat:

  • Registrering av handlingar och ärenden

  • Sökbarhet och snabb åtkomst till information

  • Spårbarhet och historik

  • Versionshantering

  • Behörighetsstyrning

  • Arkivering enligt verksamhetens rutiner

Lösningen installeras i er egen Microsoft 365-miljö och bygger på samma säkerhets- och behörighetsmodell som ni redan använder.

Vill ni få diarieföringen på plats utan ett stort IT-projekt?

Vi visar gärna hur Core365 Diarium kan fungera i just er Microsoft 365-miljö.

Det första mötet är kostnadsfritt och utan förpliktelser. Ni får möjlighet att ställa frågor, se lösningen och bedöma om den passar er verksamhet.

Boka en kostnadsfri genomgång

+46 (0)8 24 40 30 info@devcore.se

Your web browser is out of date. Update your browser for more security, speed and the best experience on this site.

Update your browser